Chociaż drukarki i kopiarki będą używane w firmach jeszcze przez długi czas, cyfryzacja dokumentacji zachodzi dziś w coraz szybszym tempie. Jednym z elementów cyfrowego postępu jest digitalizacja dokumentów. Co warto o niej wiedzieć?
Digitalizacją nazywa się proces służący przekształcaniu zasobów w formie analogowej w zasoby cyfrowe, z których można korzystać na komputerach i urządzeniach mobilnych. W środowisku biznesowym prowadzona jest digitalizacja dokumentów, która służy do zmiany dokumentów papierowych w elektroniczne.
Po co digitalizować dokumenty w firmie?
Proces digitalizacji dokumentacji firmowej polega na jej zeskanowaniu i umieszczeniu w cyfrowym archiwum. Obecnie najczęściej jest ono tworzone online, czyli w chmurze, dlatego dostęp do zasobów możliwy jest dla uprawnionych użytkowników w każdej lokalizacji – także poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Korzyści biznesowe digitalizacji dokumentów:
- zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem i utratą,
- redukcja kosztów związanych z tworzeniem i archiwizowaniem dokumentów papierowych,
- większa przestrzeń do dyspozycji przez zmniejszenie tradycyjnego archiwum,
- łatwiejsze wyszukiwanie informacji w dokumentach firmowych,
- szybszy dostęp do danych – także w dowolnym miejscu i czasie,
- automatyzacja zadań prowadzonych dotąd przez pracowników,
- skuteczna kontrola dostępu do dokumentacji firmowej.
Jak odbywa się digitalizacja dokumentów?
Zamiana tradycyjnych dokumentów papierowych na elektroniczne jest wieloetapowym procesem. Firma może prowadzić digitalizację samodzielnie lub może zlecić ją zewnętrznym dostawcom tych usług.
Przed rozpoczęciem prac konieczne jest stworzenie odpowiedniego zaplecza. Podstawą jest skaner, który wykonuje obraz dokumentu i za pomocą oprogramowania zapisuje go w pamięci komputera. Należy również wybrać miejsce przechowywania dokumentów elektronicznych, na przykład może być to dobrze zabezpieczony serwer zewnętrzny, co minimalizuje ryzyko utraty danych.
Zeskanowane dokumenty są następnie przetwarzane. Podstawowym procesem jest ich indeksowanie, czyli zapisanie ich najważniejszych właściwości, co wspiera wyszukiwanie. Zeskanowane dokumenty są też konwertowane z obrazu na tekst – dzięki temu można wyszukiwać w nich dane.
Cyfrowe pisma mogą być również wprowadzone do baz systemów zarządzania dokumentami DMS (Document Management System) i mogą uczestniczyć w elektronicznym obiegu dokumentów. Ponadto ich archiwum może być dostępne tylko dla wybranych pracowników posiadających właściwe uprawnienia.